Blog
Nasze ostatnie artykuły:

  • „Czynny żal” oddala grzywnę za spóźnioną deklarację

    Można uniknąć kary pieniężnej za spóźnioną deklarację podatkową, ale trzeba się do winy przyznać i najszybciej, jak to możliwe, złożyć zaległe zeznanie wraz z oddzielnym pismem, zaczynającym się od: „Zawiadamiam, że popełniłem wykroczenie skarbowe…” – popularnie nazywanym „czynnym żalem”....

  • Sprzedasz bez paragonu, jeśli płatność przyjdzie przelewem

    W praktyce przedsiębiorcy często mają wątpliwości, czy mają prawo nie używać kasy, niepotrzebnie łącząc ze sobą różne okoliczności dające prawo do zwolnienia. Wystarczy „łapać się” na jedno z 52 dostępnych zwolnień....

  • Samochód pracownika wykorzystywany w firmie

    W wielu firmach są sytuacje, że pracownicy wykorzystują prywatne samochody do celów służbowych. Samochód pracownika w firmie może być używany w jazdach lokalnych i w podróżach służbowych (jazdy zamiejscowe). Jak pracodawca jesteś zobowiązany do zwrotu kosztów związanych z używaniem samochodu prywatnego pracownika na potrzeby firmy. Do kosztów tych zalicza się m.in. zakup paliwa, opłaty parkingowe i za przejazd autostradami.......

OWU

Ogólne warunki umowy

OGÓLNE WARUNKI UMOWY
świadczenia usług z dnia 02.01.2020 r.


Niniejsze Ogólne Warunki Umowy
dotyczą wszystkich stosunków prawnych istniejących pomiędzy
PGF sp. z o.o. (zwanej dalej Usługodawcą) a Usługobiorcą
w związku z zawarciem Umowy.

Warunki Usługobiorcy – sprzeczne lub odbiegające od niniejszych
Ogólnych Warunków Umowy – nie będą obowiązywać,
chyba że Usługodawca potwierdził je jednoznacznie w formie pisemnej.

SPIS TREŚCI

1. Słownik
2. Oświadczenia Stron
3. Szczegółowy zakres przedmiotu Umowy
4. Obowiązki i uprawnienia Usługobiorcy
5. Obowiązki i uprawnienia Usługodawcy
6. Odpowiedzialność
7. Wynagrodzenie
8. Termin płatności
9. Przechowywanie dokumentów
10. Opłata dodatkowa
11. Okres obowiązywania
12. Kary umowne
13. Zasady przetwarzania danych osobowych
14. Obowiązek zachowania tajemnicy
15. Postanowienia końcowe

1. Słownik

Użyte w niniejszym dokumencie pojęcia należy rozumieć następująco:
1.1. Umowa – umowa o prowadzenie i przechowywanie Podatkowej Księgi Przychodów
i Rozchodów lub umowa o prowadzenie i przechowywanie Ksiąg Rachunkowych wraz
z załącznikiem nr 1 „Cennik” oraz Ogólnymi Warunkami Umowy;
1.2. OWU – ogólne warunki umowy, dokument, który stanowi integralną część Umowy,
określający szczegółowe warunki zawarcia, realizacji oraz rozwiązania Umowy;
1.3. Cennik – dokument stanowiący załącznik nr 1 do Umowy, określający wysokość
wynagrodzenia podstawowego oraz ceny usług dodatkowych;
1.4. Księgi rachunkowe – system ewidencji księgowej określony w Ustawie z dnia 29 września
1994 r. o rachunkowości;
1.5. Podatkowa księga przychodów i rozchodów – dokument księgowy służący do bieżącej
ewidencji operacji gospodarczych w uproszczonej formie, tj. w systemie księgowości
pojedynczej. System księgowości polega na ścisłej rejestracji przychodów ze sprzedaży
(obrotu, utargu), zakupów towarów lub materiałów oraz wydatków, zapisywanych pojedynczo
w księdze po dokonaniu transakcji;
1.6. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia
27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych
osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy
95/46/WE;
1.7. Segregator – teczka składająca się z nie więcej niż 150 (słownie: sto pięćdziesiąt) kartek
o formacie nie większym niż A4;
1.8. Ustawa o VAT – ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r.;
1.9. ZUS – Zakład Ubezpieczeń Społecznych;
1.10.US – Urząd Skarbowy.

2. Oświadczenia Stron

2.1. Usługodawca nie bada autentyczności przekazywanych przez Usługobiorcę dokumentów i nie
ponosi odpowiedzialności za ich autentyczność.
2.2. Usługodawca oświadcza, że na podstawie art. 76a ust. 3 pkt 2 Ustawy z dnia 29 września
1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152 poz. 1223 ze zm.), prowadzi działalność
w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
2.3. Usługodawca zapewnia, że czynności objęte zakresem Umowy będą wykonywane przez
osoby posiadające odpowiednią wiedzę i kwalifikacje, w szczególności przez osoby
uprawnione do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
2.4. Usługodawca posiada ubezpieczenie z tytułu odpowiedzialności cywilnej za szkody powstałe
w wyniku wykonywania swoich obowiązków oraz utrzyma to ubezpieczenie przez cały okres
trwania Umowy.
2.5. Usługobiorca ponosi odpowiedzialność za zawartość merytoryczną składanych Usługodawcy
dokumentów gotowych do księgowania, opatrzonych datą ich otrzymania oraz za ich
terminowe dostarczenie do Usługodawcy. W razie braku wskazania na dokumencie daty jego
otrzymania przez Usługobiorcę, Usługodawca przyjmuje dla celów podatkowych datę
wystawienia dokumentu jako datę jego otrzymania.
2.6. Usługobiorca ponosi pełną odpowiedzialność za przedkładane Usługodawcy w ramach
realizacji Umowy dokumenty (faktury, paragony i inne), w szczególności w zakresie ich
prawdziwości oraz oświadcza, że nie poświadczają one nieprawdy co do okoliczności
faktycznych mogących mieć znaczenie dla określenia wysokości należności publicznoprawnej
lub jej zwrotu albo zwrotu innej należności o charakterze podatkowym.
2.7. Usługobiorca oświadcza, że przedkładane dokumenty (faktury, paragony i inne) wystawione
są przez podmioty istniejące, potwierdzają czynności, które zostały dokonane, a podane kwoty
są zgodne z rzeczywistością. Dokumenty te nie potwierdzają czynności, do których mają
zastosowanie przepisy art. 58 (nieważność bezwzględna) i art. 83 (pozorność) Kodeksu
Cywilnego.
2.8. Usługobiorca oświadcza, iż zapoznał się z treścią Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września
1994 r. (Dz.U. 1994 Nr 121 poz. 591), w tym w szczególności art. 73 ust. 1 w brzmieniu:
„Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce,
z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do
sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób
pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów
inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat
i końcowych numerów w zbiorze.”

3. Szczegółowy zakres przedmiotu Umowy
3.1. W ramach Umowy Usługodawca świadczy na rzecz Usługobiorcy usługi podstawowe
polegające na:
a. Ewidencjonowaniu dokumentów w podatkowej Księdze przychodów i rozchodów lub
prowadzeniu Ksiąg rachunkowych – w zależności od ustalonego przez Strony
przedmiotu Umowy,
b. ewidencjonowaniu dokumentów w ewidencji prowadzonej dla potrzeb podatku
od towarów i usług,
c. prowadzeniu spraw kadrowo-płacowych pracowników Usługobiorcy,
d. kontroli dokumentacji Usługodawcy pod względem formalnym i rachunkowym,
e. prowadzeniu ewidencji środków trwałych,
f. informowaniu Usługobiorcy o terminach i kwotach podatków do zapłaty drogą
e-mailową,
g. sporządzaniu miesięcznych wydruków podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz
ewidencji podatku VAT,
h. sporządzaniu i składaniu we właściwym US deklaracji podatku dochodowego i podatku
VAT,
i. sporządzaniu zeznania rocznego dla podatku dochodowego od osób fizycznych
Usługobiorcy,
j. sporządzaniu i przesyłaniu do ZUS deklaracji zgłoszeniowych, rozliczeniowych
i wyrejestrowujących,
k. reprezentowaniu Usługobiorcy przed US, ZUS oraz innymi instytucjami publicznymi,
l. aktualizowaniu obowiązkowych danych w US oraz ZUS.
3.2. W ramach Umowy Usługodawca może świadczyć na rzecz Usługobiorcy usługi dodatkowe
polegające na:
a. prowadzeniu dokumentacji kadrowej, rozliczaniu należności wobec ZUS oraz US
związane z zatrudnieniem pracowników oraz naliczaniu płac,
b. rozliczaniu zwrotu VAT za materiały budowlane – VZM,
c. rozliczaniu rocznego PIT osób niezwiązanych z prowadzoną przez Usługobiorcę
działalnością gospodarczą,
d. sporządzaniu i doręczaniu deklaracji PIT-11 pracownikom Usługobiorcy,
e. sporządzaniu zeznań rocznych,
f. rozliczaniu zwrotu podatku VAT od zakupów dokonanych na terenie UE,
g. sporządzaniu oraz przesyłaniu do Izby Skarbowej wniosku o interpretację indywidualną,
h. sporządzaniu dodatkowych raportów uwzględniających specyfikę prowadzonej przez
Usługobiorcę działalności gospodarczej,
i. opracowaniu zakładowego planu kont,
j. sporządzaniu rocznego sprawozdania z działalności zarządu,
k. sporządzaniu zeznania rocznego dla podatku dochodowego od osób prawnych,
l. sporządzaniu raportów kasowych,
m. sporządzaniu potwierdzeń sald od dostawców, a także wysyłce wystawionych
potwierdzeń sald do odbiorców i dostawców,
n. świadczeniu którejkolwiek z usług w skróconym terminie (usługi ekspresowe).
3.3. Usługobiorca może zlecić Usługodawcy wykonanie Usług dodatkowych pisemnie bądź drogą
mailową na adres e-mail wskazany w Umowie, a Usługodawca przedstawi Usługobiorcy
koszt oraz termin wykonania zleconej usługi lub odmówi jej wykonania pisemnie bądź drogą
mailową na adres e-mail wskazany w Umowie.
3.4. Podstawą dokonywania przez Usługodawcę wszelkich czynności w ramach wykonywania
Umowy, a w szczególności: prowadzenia ksiąg i rejestrów, sporządzania deklaracji, zeznań
i informacji podatkowych, deklaracji ZUS, sprawozdań statystycznych, są dokumenty
dostarczone przez Usługobiorcę w określonym Umową terminie i formie, a razie braku
ustaleń co do formy, Usługobiorca jest obowiązany przekazać dokumenty w oryginale.
3.5. Termin sporządzenia Usługobiorcy rocznego sprawozdania finansowego każdorazowo
zostanie uzgodniony przez Strony, z uwzględnieniem ustawowych terminów zamknięcia ksiąg
i sporządzania sprawozdania.
3.6. Usługodawca może świadczyć część usług w ramach realizacji Umowy drogą elektroniczną
za zgodą Usługobiorcy.
3.7. Usługodawca może prowadzić Księgi Rachunkowe lub/i Podatkową Księgę Przychodów
i Rozchodów na podstawie przesyłanych przez Usługobiorcę drogą elektroniczną kopii (zdjęć,
skanów) dokumentów księgowych w rozumieniu Ustawy o rachunkowości z dnia
29 września 1994 r. (Dz.U. 1994 Nr 121 poz. 591.) w razie wyrażenia przez Usługobiorcę
pisemnej zgody. W takim wypadku Usługobiorca zobowiązuje się do przechowywania na
własny koszt i ryzyko oryginałów faktur i innych dokumentów księgowych w rozumieniu
Ustawy o rachunkowości przesyłanych Usługodawcy drogą elektroniczną oraz do ich
udostępnienia organom kontroli skarbowej oraz innym organom państwowym w przypadku
wystąpienia takiej konieczności.

4. Obowiązki i uprawnienia Usługobiorcy

4.1. Usługobiorca jest zobowiązany do:
a. poinformowania Usługodawcy o każdorazowym zawieszeniu lub zakończeniu
działalności gospodarczej;
b. uiszczania opłat skarbowych do odpowiednich instytucji państwowych z tytułu
reprezentacji Usługobiorcy przed organami podatkowymi,
c. dostarczenia Usługodawcy najpóźniej w dniu podpisania umowy:
złożonych zgłoszeń VAT-R i/lub VAT-R UE (w przypadku Usługobiorców,
którzy złożyli zgłoszenie w zakresie podatku VAT);
numerów kont bankowych wykorzystywanych przez Usługobiorcę w ramach
prowadzonej działalności gospodarczej;
d. dostarczenia Usługodawcy w terminie 7 dni od dnia podpisania Umowy kompletnych
danych księgowych za okres od 1 stycznia danego roku, w którym zawarto Umowę, do
dnia rozpoczęcia realizacji Umowy (dotyczy Usługobiorców kontynuujących
działalność gospodarczą);
e. właściwego pod względem formalnym i zgodnego ze stanem faktycznym
dokumentowania operacji gospodarczych podlegających wpisowi do Księgi i Ewidencji;
f. dostarczenia Usługodawcy wszelkich dokumentów pozostających w związku
z prowadzoną przez Usługobiorcę działalnością, z prawidłowym opisem
umożliwiającym ich klasyfikację oraz zatwierdzonych przez osobę upoważnioną ze
strony Usługobiorcy, stanowiących podstawę wpisów do Księgi rachunkowej lub
Podatkowej księgi przychodów i rozchodów, nie później niż do 10 dnia każdego
miesiąca następującego po miesiącu, którego te dokumenty dotyczą;
g. niezwłocznego informowania Usługodawcy, nie później jednak niż w dniu dostarczenia
dokumentów, o wszelkich zdarzeniach powodujących zmiany w stanie oraz ilości
składników majątkowych, w szczególności o zawarciu, rozwiązaniu lub wygaśnięciu
umów nabycia, zbycia, leasingu składników majątku, których jedną ze stron jest
Usługobiorca;
h. wykazywania wszelkich przychodów Usługobiorcy podlegających opodatkowaniu
z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej oraz informowania o innych
zdarzeniach, mogących mieć wpływ na zobowiązania podatkowe Usługobiorcy,
a w szczególności o wszelkich czynnościach traktowanych przez odpowiednie przepisy
jako sprzedaż;
i. poinformowania Usługodawcy w dniu zawarcia Umowy oraz w okresie jej
obowiązywania o wszelkich zdarzeniach mających lub mogących mieć wpływ na
wszczęcie postępowania podatkowego, karno-skarbowego i karnego w związku
z prowadzoną przez Usługobiorcę działalnością gospodarczą;
j. współdziałania w zakresie realizacji Umowy, w szczególności w celu umożliwienia jej
terminowego wykonania.
4.2. Usługobiorca jest uprawniony do żądania uzupełnienia ewentualnych braków lub usunięcia
nieprawidłowości w dokumentach sporządzanych przez Usługodawcę.

5. Obowiązki i uprawnienia Usługodawcy

5.1. Usługodawca jest zobowiązany do:
a. sporządzania dokumentacji księgowej z należytą starannością, w sposób zgodny
z obowiązującymi przepisami prawa i na podstawie otrzymanych od Usługobiorcy
dokumentów i informacji;
b. badania otrzymanych od Usługobiorcy dokumentów pod względem formalnym
i rachunkowym oraz informowania Usługobiorcy o brakach lub wadliwości odebranej
dokumentacji niezwłocznie po ich stwierdzeniu;
c. wystawienia w uzasadnionych przypadkach noty lub faktury korygującej zgodnie
z obowiązującymi przepisami, niezwłocznie po stwierdzeniu braku lub błędu
korygowanej noty lub faktury, jednak nie później niż w terminie 7 dni od dnia
stwierdzenia braku lub błędu. Usługodawca przekaże Usługobiorcy skorygowaną notę
lub fakturę celem doręczenia jej do kontrahenta Usługobiorcy. Usługodawca może
naliczyć dodatkową opłatę za sporządzenie noty lub faktury korygującej, pod
warunkiem, iż wysokość tejże opłaty została ustalona przez strony przez jej
sporządzeniem.
5.2. Usługodawca jest uprawniony do:
a. powierzenia wykonywania Umowy podwykonawcy, w szczególności w zakresie
wykonywania usług doradztwa podatkowego, udzielając w tym zakresie stosownego
umocowania;
b. zwrotu Usługobiorcy wszelkich dostarczonych dokumentów, które nie spełniają
wymogów wskazanych w przepisach powszechnie obowiązującego prawa polskiego,
w szczególności ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, bez ich
księgowego ujęcia;
c. żądania od Usługobiorcy potwierdzenia w formie pisemnej kompletności przedłożonych
dokumentów, udzielonych informacji lub/i złożonych oświadczeń, do czego
Usługodawca będzie zobowiązany na każdorazowe wezwanie Usługodawcy;
d. zatrzymania wszelkich dokumentów lub danych otrzymanych albo wytworzonych
w okresie trwania Umowy, do czasu zapłaty wszelkich należności przez Usługobiorcę.

6. Odpowiedzialność

6.1. Usługodawca ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy
wyłącznie w sytuacji, gdy niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy jest wynikiem
winy umyślnej Usługodawcy bądź osoby działającej w jego imieniu lub ich rażącego
niedbalstwa.
6.2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe bezpośrednio lub pośrednio na
skutek naruszenia przez Usługobiorcę zapisów Umowy, a w szczególności w sytuacji gdy:
a. Usługobiorca nie dostarczył Usługodawcy kompletu dokumentów, informacji
i/lub danych lub dostarczył je po terminie wskazanym w Umowie,
b. Usługobiorca dostarczył Usługodawcy dokumenty, informacje i/lub dane niepełne,
zawierające błędy, nieprawdziwe lub z innych powodów wadliwe;
c. Usługobiorca nie uiścił opłat skarbowych do odpowiednich instytucji państwowych
z tytułu reprezentacji Usługobiorcy przed organami podatkowymi.
6.3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za treść oraz zgodność dostarczanych przez
Usługobiorcę dokumentów, informacji i/lub danych z rzeczywistym stanem faktycznym;
6.4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za działania i/lub zaniechania Usługobiorcy, jak
również za decyzje podjęte przez Usługobiorcę oraz ich skutki, w szczególności nie ponosi
odpowiedzialności za niesporządzenie deklaracji, zeznań, informacji, sprawozdań lub innych
dokumentów, jeśli zobowiązanie do ich sporządzenia nie wynikało wyraźnie z Umowy.
6.5. Usługodawca ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy
do wysokości równowartości sumy gwarancyjnej polisy ubezpieczenia odpowiedzialności
cywilnej.
6.6. Ryzyko nieterminowego dostarczenia dokumentów, informacji, danych przez operatora
pocztowego, kuriera, operatora systemów teleinformatycznych albo ich utrata obciąża
Usługobiorcę.

7. Wynagrodzenie

7.1. Usługobiorca zapłaci Usługodawcy wynagrodzenie, którego wysokość wskazuje Umowa.
7.2. Wynagrodzenie podstawowe obejmuje świadczenie Usług podstawowych.
7.3. Wynagrodzenie dodatkowe za świadczenie Usług dodatkowych wskazuje Cennik.
7.4. Wynagrodzenie podstawowe ulega czasowemu obniżeniu w razie podpisania z polecenia
Usługobiorcy przez nowego klienta umowy z Usługodawcą o kwotę:
a. 100 (sto) złotych netto za każdą podpisaną umowę o prowadzenie i przechowywanie
Ksiąg Rachunkowych;
b. 20 (dwadzieścia) złotych netto za każdą podpisaną umowę o prowadzenie
i przechowywanie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów.
7.5. W celu skutecznego obniżenia wynagrodzenia, o którym mowa w punkcie 7.5. OWU, strony
sporządzą aneks do Umowy, który określi okres obowiązywania wynagrodzenia w nowej
wysokości.
7.6. Poza wynagrodzeniem podstawowym i dodatkowym oraz innymi opłatami przewidzianymi
w Umowie, Usługodawca może pobierać także inne opłaty pod warunkiem wcześniejszego
poinformowania Usługobiorcy o zamiarze i przyczynie ich naliczenia oraz po uzyskaniu
akceptacji przez Usługobiorcę.
7.7. Usługodawca może zawiesić wykonywanie Umowy w sytuacji, gdy opóźnienie Usługobiorcy
w zapłacie części lub całości wynagrodzenia przekroczy 21 dni kalendarzowych.
7.8. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki zawieszenia realizacji Umowy,
o którym mowa w punkcie 7.8. OWU.
7.9. Usługodawca wznowi realizację Umowy po zapłaceniu przez Usługobiorcę całości
wynagrodzenia oraz wszelkich należności za wykonanie Umowy – wraz z odsetkami
i poinformowaniu Usługodawcy o tym fakcie.
7.10.Usługodawca zawiadomi Usługobiorcę o zmianie Cennika w formie wiadomości
elektronicznej wysłanej na adres e-mail wskazany w Umowie.
7.11.Zmiana Cennika wchodzi w życie w terminie 14 dni od dnia zawiadomienia, o którym mowa
w punkcie 7.11 OWU, chyba że Usługobiorca w tym terminie złoży pisemne wypowiedzenie
Umowy.
7.12.Zmiana Cennika nie stanowi zmiany Umowy.

8. Termin płatności

8.1. Usługobiorca zapłaci Usługodawcy wynagrodzenie na rachunek bankowy wskazany
na fakturze w terminie 7 dni od daty wystawienia Usługobiorcy faktury.
8.2. Faktura, obejmująca wynagrodzenie podstawowe, wynagrodzenie dodatkowe oraz inne opłaty
określone zgodnie z punktem 7 OWU, zostanie przesłana Usługobiorcy ostatniego dnia
każdego miesiąca drogą elektroniczną na adres e-mail wskazany w Umowie, a Usługobiorca
wyraża zgodę na wystawienie faktury bez jego podpisu.
8.3. Za dzień zapłaty uważa się dzień uznania kwoty na rachunku bankowym Usługodawcy.
8.4. W przypadku opóźnienia Usługobiorcy w zapłacie wynagrodzenia lub innych wymagalnych
należności wynikających z Umowy, Usługodawca może naliczyć za każdy dzień opóźnienia
odsetki za opóźnienie w maksymalnej wysokości.
8.5. Usługodawca zalicza każdą kolejną wpłatę w pierwszej kolejności na poczet ewentualnych
kosztów windykacji oraz odsetek za opóźnienie w zapłacie.

9. Przechowywanie dokumentów

9.1. Podatkowa księga przychodów i rozchodów / Księgi rachunkowe oraz inne dokumenty
związane z realizacją Umowy są przechowywane w miejscu wskazanym przez Usługodawcę.
9.2. Dokumentacja wymieniona w punkcie 9.1. OWU jest przechowywana przez Usługodawcę
wyłącznie za bieżący rok obrotowy do momentu jego ostatecznego rozliczenia, a następnie
jest przekazywana za pisemnym pokwitowaniem Usługobiorcy. W terminie 14 dni od dnia
doręczenia wezwania przez Usługodawcę (w tym również w formie wiadomości
elektronicznej) Usługobiorca ma obowiązek odebrać ww. dokumentację.
9.3. W razie opóźnienia Usługobiorcy w odbiorze dokumentów, zgodnie z punktem 9.2. OWU,
Usługodawca będzie uprawniony do żądania od Usługobiorcy uiszczenia opłaty dodatkowej
na zasadach określonych w punkcie 10.1. OWU. W okresie opóźnienia, o którym mowa w
zdaniu poprzednim, Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za utratę lub uszkodzenie
dokumentów Usługobiorcy, jak również ma prawo do powierzenia ich na przechowanie
podmiotowi trzeciemu na koszt i ryzyko Usługobiorcy.
9.4. W trakcie obowiązywania Umowy Usługodawca na każde żądanie Usługobiorcy wydaje mu
przechowywane dokumenty także w trakcie roku obrotowego za pisemnym pokwitowaniem,
w terminie ustalonym przez Strony.
9.5. W czasie pozostawania dokumentów poza miejscem, o którym mowa w punkcie 9.1. OWU,
Usługodawca jest zwolniony z obowiązków wynikających z Umowy, do których
wykonywania niezbędny jest dostęp do wydanych dokumentów.
9.6. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za nienależyte wykonanie Umowy,
a w szczególności za prawidłowość sporządzonych dokumentów i wpisów dokonanych
w czasie pozostawania dokumentów poza miejscem, o którym mowa w punkcie 9.1. OWU, o
ile powodem nienależytego wykonania Umowy oraz powstaniem ww. nieprawidłowości były
wpisy dokonane przez inne osoby w okresie przechowywania dokumentów poza tym
miejscem.
9.7. W sytuacji, gdy wydanie dokumentów Usługobiorcy oraz ich ponowne przejęcie przez
Usługodawcę wymaga dodatkowego nakładu pracy ze strony Usługodawcy, Usługodawca
może obciążyć Usługobiorcę dodatkową opłatą za te czynności. Opłata dodatkowa nie może
przekraczać równowartości 1/2 miesięcznego wynagrodzenia ustalonego w Umowie.
9.8. Po rozwiązaniu Umowy, Usługobiorca jest obowiązany odebrać od Usługodawcy dokumenty
w terminie 30 dni od dnia jej rozwiązania.

10.Opłata dodatkowa

10.1.W razie nieodebrania przez Usługobiorcę dokumentów w zastrzeżonym w punkcie 9.2. i 9.8.
OWU terminie, Usługobiorca zapłaci Usługodawcy opłatę dodatkową w wysokości 10 zł
(słownie: dziesięć złotych 00/100) netto miesięcznie, liczoną za każdy Segregator tytułem
zryczałtowanych kosztów przechowywania dokumentacji.
10.2.Jeżeli zastrzeżona w opłata dodatkowa, o której mowa w punkcie 9.1. OWU nie pokryje
w całości poniesionej przez Usługodawcę szkody, dopuszczalne jest dochodzenie
odszkodowania przenoszącego wartość zastrzeżonej opłaty.
10.3.W razie nieodebrania przez Usługobiorcę dokumentów w terminie przekraczającym 30 dni
od dnia powstania obowiązku ich odebrania, po bezskutecznym wezwaniu Usługodawcy
do odbioru lub do wskazania adresu, na który dokumentacja ma zostać dostarczona (na koszt
Usługobiorcy) – Usługodawca będzie uprawniony do zniszczenia wszelkiej dokumentacji
sporządzonej w ramach realizacji Umowy, bez konieczności kolejnego wezwania.
Usługodawca może obciążyć Usługobiorcę wszelkimi kosztami związanymi ze zniszczeniem
dokumentacji.

11.Okres obowiązywania

11.1.Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony.
11.2.Umowa może być rozwiązana jedynie w formie pisemnej pod rygorem nieważności
ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego z zachowaniem 3-miesięcznego okresu
wypowiedzenia.
11.3.Usługodawca może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym z ważnych
powodów, a w szczególności w następujących przypadkach:
a. Opóźnienia Usługobiorcy z zapłatą całości lub części wynagrodzenia przekraczającego
21 dni kalendarzowych;
b. braku współpracy Usługobiorcy przy realizacji Umowy;
c. rażącego naruszenie przez Usługobiorcę obowiązków wynikających z Umowy,
w szczególności wskazanych w punkcie 4.1. OWU;
d. uporczywego naruszania przez Usługobiorcę postanowień Umowy (nie mniej niż
trzykrotne naruszenie);
e. konfliktu interesów między Usługobiorcą a innym kontrahentem Usługodawcy.
11.4.W przypadku zawieszenia przez Usługobiorcę działalności gospodarczej, pod warunkiem
spełnienia obowiązku wskazanego w punkcie 4.1.a. OWU, zawieszeniu ulegają obowiązki
Usługodawcy wynikające z Umowy oraz obowiązek zapłaty przez Usługobiorcę
miesięcznego wynagrodzenia począwszy od pełnego miesiąca następującego po miesiącu, w
którym został spełniony obowiązek informacyjny z punktu 4.1.a. OWU. W razie konieczności
ustalenia wysokości kosztów VAT zgodnie z przepisami Ustawy o VAT, wynagrodzenie
miesięczne będzie naliczane w wysokości miesięcznego wynagrodzenia podstawowego.
11.5.Z dniem zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej przez Usługobiorcę, Umowa
wygasa.

12.Kary umowne

12.1.Usługobiorca zapłaci Usługodawcy karę umowną w wysokości 50 000 zł (słownie:
pięćdziesiąt tysięcy złotych) za każdy przypadek zatrudnienia przez niego pracownika lub
podwykonawcy Usługodawcy bądź nawiązania z nimi współpracy w jakiejkolwiek innej
formie w trakcie trwania Umowy oraz w okresie 12 miesięcy po jej rozwiązaniu lub
wygaśnięciu, chyba że Usługodawca wyraził zgodę w formie pisemnej pod rygorem
nieważności.
12.2.Usługodawca może obciążyć Usługobiorcę karą umowną w wysokości do 50 zł (słownie:
pięćdziesiąt złotych) netto za każde zasadnie wysłane do Usługobiorcy upomnienie, wezwanie
do zapłaty lub notę obciążeniową.
12.3.W sytuacji, gdy szkoda przenosi wysokość zastrzeżonych kar umownych Usługodawca może
dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych.

13.Zasady przetwarzania danych osobowych

13.1.Usługobiorca będący Administratorem danych osobowych pracowników oraz
współpracowników Usługobiorcy (zwany dalej “Administratorem”), powierza Usługodawcy
jako podmiotowi przetwarzającemu dane osobowe do przetwarzania, w trybie art. 28 RODO,
na zasadach, w zakresie i w celu określonym w niniejszej Umowie.
13.2.Usługobiorca zobowiązuje się do uzyskania wszelkich zgód na przetwarzanie danych
osobowych przekazanych Usługodawcy i zobowiązuje się spełnić obowiązek informacyjny
wobec osób, których dane będą powierzone do przetwarzania, w zakresie niezbędnym do
wykonania Umowy, w tym do: rejestracji w ZUS, sporządzania i składania deklaracji ZUS
oraz US i zamieszczania danych osobowych tych osób w systemie księgowym „R2” wydawcy
oprogramowania Reset 2 sp. z o.o.
13.3.Usługodawca będzie przetwarzać, powierzone na podstawie Umowy dane podstawowe
dotyczące pracowników i współpracowników Usługobiorcy takie jak: imię, nazwisko, numer
telefonu, adres e-mail, nr PESEL, miejsce zamieszkania, miejsce urodzenia, przebieg
dotychczasowego zatrudnienia oraz inne wskazane przez przepisy powszechnie
obowiązującego prawa. Usługodawca zobowiązuje się do przetwarzania powierzonych
danych osobowych wyłącznie w celu wykonania czynności koniecznych do realizacji
Umowy.
13.4.Usługobiorca wyraża zgodę na powierzenie przez Usługodawcę jego podwykonawcom
dalszego przetwarzania danych, o których mowa w art. 28 ust. 2 i ust. 4 RODO, w celach
i zakresie niezbędnym do realizacji Umowy.
13.5.Usługodawca oświadcza i zapewnia, że:
a. będzie przetwarzać dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie
Administratora – co dotyczy też przekazywania danych osobowych do państwa
trzeciego lub organizacji międzynarodowej – chyba że obowiązek taki nakłada na niego
prawo Unii Europejskiej lub prawo polskie; w takim przypadku przed rozpoczęciem
przetwarzania podmiot przetwarzający informuje Administratora o tym obowiązku
prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny
interes publiczny;
b. osoby upoważnione przez Usługodawcę do przetwarzania danych osobowych
zobowiązały się do zachowania tajemnicy;
c. podejmuje wszelkie środki wymagane na mocy art. 32 RODO;
d. umożliwia Administratorowi przestrzeganie warunków, o których mowa w art. 28 ust. 2
i 4 RODO;
e. biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, w miarę możliwości pomaga
Administratorowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się
z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie
wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO;
f. uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, pomaga
Administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO;
g. po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem i po upływie terminu
przedawnienia roszczeń Stron, zależnie od decyzji Administratora, usuwa wszelkie dane
osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii Europejskiej
lub prawo polskie nakazują przechowywanie danych osobowych;
h. udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia
obowiązków określonych w art. 28 RODO oraz umożliwia Administratorowi lub
audytorowi upoważnionemu przez Administratora przeprowadzanie audytów, w tym
inspekcji.
13.6.W związku z obowiązkiem określonym w punkcie 13.5. OWU Usługodawca dopuści do
przetwarzania danych osobowych wyłącznie osoby, które:
a. zostały upoważnione do przetwarzania danych osobowych, na podstawie pisemnego
upoważnienia wydanego im przez Usługodawcę;
b. złożyły w formie pisemnej oświadczenie o zachowaniu w poufności powierzonych im
danych osobowych.
13.7.W związku z obowiązkiem określonym w punkcie 13.5.h. OWU Usługodawca niezwłocznie
poinformuje Administratora, jeżeli jego zdaniem wydane mu polecenie stanowi naruszenie
RODO, innych przepisów Unii Europejskiej lub prawa polskiego o ochronie danych.
13.8.Dane osobowe, o których mowa w punkcie 13 OWU przetwarzane będą przez okres
niezbędny do kompleksowego wykonania niniejszej umowy, a po tym czasie przez czas
niezbędny do dochodzenia ewentualnych roszczeń.

14.Obowiązek zachowania tajemnicy

14.1.Strony są zobowiązane do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych
w związku z zawarciem oraz realizacją Umowy, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa
lub co do których druga Strona zgłosiła takie żądanie.
14.2.Obowiązek, o którym mowa w punkcie 14.1. OWU nie dotyczy informacji, których
ujawnienie jest wymagane przez obowiązujące przepisy prawa, są znane publicznie lub na
których ujawnienie druga Strona wydała pisemną zgodę.
14.3.W razie ujawnienia informacji, których ujawnienie jest wymagane przez przepisy prawa,
Strona zobowiązana do ich ujawnienia niezwłocznie poinformuje drugą Stronę w formie
pisemnej o fakcie zgłoszenia żądania ujawnienia informacji, podmiocie zgłaszającym żądanie
ujawnienia oraz zakresie ujawnianych informacji.
14.4.Zobowiązanie, o którym mowa w ust. 1, trwa przez okres obowiązywania Umowy oraz 5 lat
po jej zakończeniu.

15.Postanowienia końcowe

15.1.Nieważność któregokolwiek z postanowień Umowy nie ma wpływu na ważność pozostałych
postanowień. W takim przypadku Strony zobowiązują się do zastąpienia nieważnych
postanowień nowymi postanowieniami zbliżonymi celem do postanowień uznanych
za nieważne.
15.2.Informacje i oświadczenia związane z bieżącą realizacją Umowy, Strony mogą przekazywać
sobie za pośrednictwem poczty elektronicznej na adresy wskazane w Umowie.
15.3.OWU wiąże Usługobiorcę w przypadku:
a. doręczenia Usługobiorcy OWU przed zawarciem Umowy lub
b. udostępnienia OWU w postaci elektronicznej, w tym poprzez opublikowanie na stronie
internetowej Usługodawcy w sposób, który umożliwi Usługobiorcy odtwarzanie ich
treści w każdym czasie, zapisywanie na nośniku danych oraz drukowanie.
15.4.W sprawach nieuregulowanych w Umowie zastosowanie mają przepisy powszechnie
obowiązującego prawa polskiego właściwego dla regulowanego Umową stosunku prawnego,
w szczególności Kodeksu cywilnego.
15.5.Wszelkie spory wynikłe pomiędzy Stronami w zakresie wykonywania lub interpretacji
Umowy rozstrzygane będą w drodze porozumienia, a w razie jego braku przez Sąd właściwy
dla siedziby Usługodawcy.
15.6.Wszelkie zmiany i uzupełnienia Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem
nieważności.