Przepisy prawa pracy nakładają na pracodawcę obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy dla każdego pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę. Ewidencja czasu pracy służy dokładnemu wykazaniu godzin przepracowanych przez pracowników, w tym pracy w porze nocnej oraz nadgodzin. Prawidłowe rozliczanie czasu pracy ma bezpośredni wpływ na naliczenie wynagrodzenia za dany miesiąc.
Co musi zawierać ewidencja czasu pracy?
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej
(t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 474, par. 6 pkt 1 lit. a) wskazuje, jakie informacje powinny się znaleźć w ewidencji czasu pracy. Prawidłowo prowadzona ewidencja czasu pracy zawiera informacje o:
- liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczbie godzin nadliczbowych, dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
- rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
- rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Co istotne – ewidencja czasu pracy nie jest listą obecności. Prowadzenie listy obecności nie jest obowiązkowe i służy jedynie potwierdzeniu obecności pracownika w miejscu pracy.
Jak prowadzić ewidencję czasu pracy?
Przepisy prawa pracy nie precyzują, jaki okres powinna obejmować ewidencja czasu pracy. Najczęściej jest ona prowadzona w formie miesięcznej. Ewidencja czasu pracy musi być prowadzona indywidualnie dla każdego z pracowników. Może mieć postać papierową lub elektroniczną, w zależności od decyzji pracodawcy. Ewidencja musi wskazywać faktyczną godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy. Dokumentacja powinna być prowadzona na bieżąco, tak by możliwe było prawidłowe i terminowe wyliczenie wynagrodzenia za dany okres. Dokumentację należy chronić przed zniszczeniem, uszkodzeniem, a także dostępem osób nieupoważnionych. W przypadku pracowników, których stosunek pracy został nawiązany od 1 stycznia 2019 r., pracodawca ma obowiązek przechowywać ewidencję czasu pracy pracownika przez cały okres zatrudnienia oraz przez kolejne 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.
Pracownik ma prawo żądać udostępnienia swojej ewidencji czasu pracy. Na wniosek pracownika pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
Przykład 1
Pani Anna była zatrudniona na podstawie umowy o pracę od 1 sierpnia 2022 r. do 31 marca 2026 r. Pracodawca ma obowiązek przechowywać jej dokumentację pracowniczą przez okres zatrudnienia oraz przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Oznacza to, że dokumentację należy przechowywać do 31 grudnia 2036 r.
Kiedy nie ewidencjonuje się godzin pracy?
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, można wskazać sytuacje wyjątkowe,
gdy ewidencjonowanie godzin pracy nie jest konieczne. Ma to miejsce w przypadku:
- pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem
pracy (pracowników kierujących jednoosobowo zakładem pracy, zastępców tych osób, pracowników wchodzących
w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy, głównych księgowych), - pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe
lub za pracę w porze nocnej: w przypadku pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub pracę
w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy. Wysokość ryczałtu powinna być ustalona zgodnie z właściwymi przepisami Kodeksu pracy, - pracowników objętych zadaniowym czasem pracy: w przypadku
tych osób nie ewidencjonuje się godzin pracy, ponieważ rozliczenie pracy opiera się na wykonanych zadaniach,
a nie na liczbie przepracowanych godzin. Zadania powinny być ustalone w sposób pozwalający na ich wykonanie
w ramach obowiązujących norm czasu pracy.
Powyższe wyjątki nie oznaczają całkowitego zwolnienia z prowadzenia dokumentacji pracowniczej. W tych przypadkach pracodawca nie ma obowiązku ewidencjonowania godzin pracy, ale nadal musi prowadzić pozostałą wymaganą dokumentację, w tym dokumentować nieobecności pracownika oraz inne okoliczności wskazane w przepisach.
Co grozi za nieprowadzenie ewidencji czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy pracownika ma charakter obowiązkowy i służy prawidłowemu ustaleniu wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą. Nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, naruszanie przepisów o czasie pracy albo przechowywanie dokumentów w warunkach grożących ich zniszczeniem stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Grzywna za powyższe przewinienia wynosi od 2 000 zł do 60 000 zł. Konsekwencje prawne mogą wystąpić nie tylko w przypadku całkowitego braku ewidencji czasu pracy, lecz także wtedy, gdy dokumentacja jest nierzetelna, niekompletna lub nie pozwala zweryfikować liczby przepracowanych godzin i prawidłowości rozliczenia wynagrodzenia.
Autor: Julita Podhorodecka