OGÓLNE WARUNKI UMOWY
świadczenia usług prowadzenia i przechowywania podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz ewidencji ryczałtu (OWU DG) z dnia 17.02.2023 r.
1. Słownik. Użyte w niniejszym dokumencie pojęcia należy rozumieć następująco:
1.1. Akt Umowy – dokument podpisywany przez Strony w celu potwierdzenia zawarcia Umowy oraz obowiązujących warunków;
1.2. CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
1.3. Cennik – dokument stanowiący załącznik nr 1 do Umowy, określający wysokość cen za Usługi Podstawowe i Usługi Dodatkowe;
1.4. Dokumenty Księgowe – wszelkie dowody księgowe w rozumieniu powszechnie obowiązujących przepisów prawa polskiego, w tym w szczególności w rozumieniu Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2019 Poz. 2544) lub Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2021 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (Dz.U. 2021 Poz. 2414), pozostające w związku z prowadzoną przez Klienta działalnością gospodarczą stanowiące podstawę wpisu w PKPiR lub Ewidencji ryczałtu, w tym m.in. faktury, paragony i inne;
1.5. Ewidencja Ryczałtu – system ewidencji księgowej określony w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2021 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych;
1.6. GUS – Główny Urząd Statystyczny;
1.7. Klient – przedsiębiorca będący stroną Umowy jako usługobiorca;
1.8. Opłaty Dodatkowe – wszelkie należności pieniężne nieobjęte Wynagrodzeniem wynikające z realizacji przez PGF niniejszej Umowy, w tym w szczególności wszelkie wydatki poniesione przez PGF w imieniu Klienta m.in. opłaty sądowe, administracyjne, notarialne, skarbowe, koszty podróży, tłumaczeń itp.), a także dodatkowe opłaty naliczone zgodnie z postanowieniami Umowy;
1.9. OWU DG – niniejszy dokument określający Ogólne Warunki Umowy, który stanowi jej integralną część;
1.10. Panel Klienta – system teleinformatyczny udostępniany Klientowi przez PGF, za pośrednictwem którego Klient dostarcza PGF Dokumenty Księgowe bądź ich kopie w formie elektronicznej (w tym w szczególności zdjęcia, skany, wizualizacje dokumentów);
1.11. PGF – PGF sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Ludwika Rydygiera 2A lok.17, 50-249 Wrocław, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000503529, REGON: 022376923, NIP: 8992752120, będąca stroną Umowy jako usługodawca;
1.12. PKPiR – (Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów) system ewidencji księgowej określony w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów;
1.13. Podwykonawca PGF – przedsiębiorca w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz.U.2018.650), świadczący – na zlecenie PGF – na rzecz Klienta usługi objęte w całości lub części Przedmiotem Umowy – w okresie trwania umowy między PGF a przedsiębiorcą, której przedmiotem jest świadczenie wyżej wskazanych usług na rzecz Klienta, jak i w okresie 6 (sześciu) miesięcy liczonych
od dnia rozwiązania umowy współpracy między PGF a przedsiębiorcą, której przedmiotem było świadczenie wyżej wskazanych usług, bez względu na podstawę prawną i powód jej rozwiązania;
1.14. Pracownik PGF – osoba fizyczna zatrudniona w PGF na podstawie umowy o pracę lub innej umowy cywilnoprawnej – w okresie trwania którejkolwiek z tych umów oraz w okresie 24 (dwudziestu czterech) miesięcy liczonych od dnia rozwiązania takiej umowy, bez względu na podstawę prawną i powód jej rozwiązania;
1.15. Przedmiot Umowy – określony w punkcie 3 OWU DG;
1.16. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;
1.17. Segregator – teczka składająca się z nie więcej niż 150 (słownie: sto pięćdziesiąt) kartek o formacie nie większym niż A4;
1.18. Umowa – umowa o prowadzenie i przechowywanie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów lub Ewidencji ryczałtu, na którą składa się: Akt Umowy wraz z załącznikami oraz Ogólne Warunki Umowy świadczenia usług prowadzenia ksiąg rachunkowych;
1.19. US – Urząd Skarbowy;
1.20. Ustawa o VAT – ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r.;
1.21. Usługi Dodatkowe – określone w punkcie 3.2 OWU DG;
1.22. Usługi Podstawowe – określone w punkcie 3.1 OWU DG;
1.23. Wynagrodzenie – świadczenie pieniężne, do którego zobowiązany jest Klient na rzecz PGF z tytułu zapłaty za wykonane świadczenie, będące przedmiotem Umowy (lub za gotowość do jego wykonania), a wysokość którego została określona w Umowie, przy czym obejmuje ono zarówno Wynagrodzenie Podstawowe, jak
i Wynagrodzenie Dodatkowe;
1.24. Wynagrodzenie Dodatkowe – wynagrodzenie za Usługi Dodatkowe określane na podstawie Cennika lub odrębnego porozumienia Stron dokonanego zgodnie z procedurą opisaną w punkcie 3.4;
1.25. Wynagrodzenie Podstawowe – miesięczne wynagrodzenie ryczałtowe określone w Umowie za Usługi Podstawowe oraz za pozostawanie przez PGF w gotowości do ich wykonania;
1.26. ZUS – Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
2. Oświadczenia Stron.
2.1. PGF nie bada autentyczności przekazywanych przez Klienta dokumentów i nie ponosi odpowiedzialności
za ich autentyczność.
2.2. PGF zapewnia, że czynności objęte zakresem Umowy będą wykonywane przez osoby posiadające odpowiednią wiedzę i kwalifikacje.
2.3. PGF posiada ubezpieczenie z tytułu odpowiedzialności cywilnej za szkody powstałe w wyniku wykonywania swoich obowiązków oraz utrzyma to ubezpieczenie przez cały okres trwania Umowy.
2.4. Klient ponosi odpowiedzialność za zawartość merytoryczną składanych PGF dokumentów gotowych
do księgowania, opatrzonych datą ich otrzymania oraz za ich terminowe dostarczenie do PGF. W razie braku wskazania na dokumencie daty jego otrzymania przez Klienta, PGF przyjmuje dla celów podatkowych datę wystawienia dokumentu jako datę jego otrzymania.
2.5. Klient ponosi pełną odpowiedzialność za przedkładane PGF w ramach realizacji Umowy dokumenty (faktury, paragony i inne), w szczególności w zakresie ich prawdziwości oraz oświadcza, że nie poświadczają one nieprawdy co do okoliczności faktycznych mogących mieć znaczenie dla określenia wysokości należności publicznoprawnej lub jej zwrotu albo zwrotu innej należności o charakterze podatkowym.
2.6. Klient oświadcza, że przedkładane dokumenty (faktury, paragony i inne) wystawione są przez podmioty istniejące, potwierdzają czynności, które zostały dokonane, a podane kwoty są zgodne z rzeczywistością. Dokumenty te nie potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 (nieważność bezwzględna) i art. 83 (pozorność) Kodeksu Cywilnego.
2.7. Klient oświadcza, iż zapoznał się z treścią Ustawy o VAT, w tym w szczególności art. 112a ust. 1 w brzmieniu: „Podatnicy przechowują: 1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, 2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.”.
3. Szczegółowy zakres przedmiotu Umowy
3.1. W ramach Umowy PGF świadczy na rzecz Klienta Usługi Podstawowe polegające na:
a. prowadzeniu PKPiR lub Ewidencji Ryczałtu, tj. ujmowaniu zapisów zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym na podstawie dostarczanych przez Klienta Dokumentów Księgowych,
b. ewidencjonowaniu dokumentów w ewidencji prowadzonej dla potrzeb podatku od towarów i usług,
c. kontroli dokumentacji Klienta pod względem formalnym i rachunkowym,
d. prowadzeniu ewidencji środków trwałych,
e. informowaniu Klienta o terminach i kwotach podatków do zapłaty drogą w wybrany przez PGF sposób (np. drogą e-mailową lub za pośrednictwem Panelu Klienta),
f. sporządzaniu ewidencji podatku VAT,
g. sporządzaniu i składaniu we właściwym US deklaracji podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT)
oraz plików JPK_VAT,
h. wspieranie Klienta podczas czynności sprawdzających w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa,
i. działaniu w imieniu i na rzecz Klienta przed US, ZUS oraz innymi instytucjami publicznymi
w zakresie zgłaszania i aktualizowania obowiązkowych danych w US oraz ZUS.
3.2. W ramach Umowy PGF może świadczyć na rzecz Klienta Usługi Dodatkowe polegające w szczególności na:
a. wykonywaniu czynności kadrowo-płacowych obejmujących:
i) sporządzanie dokumentów rejestracyjnych, rozliczeniowych i wyrejestrowujących do ZUS,
ii) sporządzanie list płac na podstawie informacji, w szczególności dot. czasu pracy, otrzymanych
od Klienta,
iii) ewidencjonowanie i naliczanie potrąceń komorniczych i administracyjnych,
iv) sporządzanie pracowniczych deklaracji dla US, PFRON, PPK,
v) reprezentowanie Zleceniodawcy podczas kontroli ZUS, PIP, US, PFRON,
vi) uzyskiwanie zaświadczeń o niezaleganiu w opłacaniu składek ZUS,
vii) prowadzenie akt osobowych w formie skanów dokumentów (oryginały przechowywane są
w siedzibie Klienta),
b. sporządzaniu informacji PIT-11 do US dot. pracowników Klienta,
c. rozliczaniu zwrotu VAT za materiały budowlane – VZM,
d. rozliczaniu zwrotu podatku VAT od zakupów dokonanych na terenie UE,
e. sporządzaniu deklaracji w sprawie podatku od czynności cywilnoprawnych (PCC),
f. wsparcie merytoryczne w trakcie czynności sprawdzających przeprowadzanych przez US związanych
z rejestracją w zakresie podatku od towarów i usług,
g. sporządzaniu dodatkowych raportów uwzględniających specyfikę prowadzonej przez Klienta działalności gospodarczej w tym sprawozdań do GUS,
h. świadczeniu którejkolwiek z usług w skróconym terminie (usługi ekspresowe),
– lub inne ustalone przez Strony.
3.3. Przedmiot Umowy nie obejmuje w szczególności:
a. doradztwa podatkowego,
b. doradztwa prawnego,
c. opłacania jakichkolwiek zobowiązań podatkowych Klienta,
d. opracowywania wniosków kredytowych, wniosków o dotację, dokonywania rozliczeń dotacji,
e. reprezentowania Klienta podczas kontroli podatkowej lub celno-skarbowej,
f. dokonywania spisów natury, w tym dla potrzeb inwentaryzacji,
g. weryfikacji rzetelności dokumentów dostarczanych przez Klienta,
h. nadzoru, zajmowania się, doradztwa w zakresie spraw gospodarczych i finansowych Klienta wykraczających poza zakres punktu 3.1. – chyba że Strony postanowiły inaczej.
3.4. Klient może zlecić PGF wykonanie Usług Dodatkowych pisemnie bądź drogą mailową na adres e-mail wskazany w Umowie, a PGF przedstawi Klientowi koszt oraz termin wykonania zleconej Usługi Dodatkowej lub odmówi jej wykonania pisemnie bądź drogą mailową na adres e-mail wskazany w Umowie.
3.5. Podstawą dokonywania przez PGF wszelkich czynności w ramach wykonywania Umowy, a w szczególności: prowadzenia ksiąg i rejestrów, sporządzania deklaracji, zeznań i informacji podatkowych, deklaracji ZUS, sprawozdań statystycznych i innych, są dokumenty dostarczone przez Klienta w określonym Umową terminie i formie.
3.6. Klient zobowiązuje się do dostarczania Dokumentów Księgowych wyłącznie za pośrednictwem indywidulanego konta na Panelu Klienta, które zostanie mu udostępnione po podpisaniu Umowy.
W indywidulanych przypadkach, za zgodą oraz w sposób wskazany przez Pracownika PGF możliwa jest inna forma dostarczenia Dokumentów Księgowych.
3.7. PGF może świadczyć część usług w ramach realizacji Umowy drogą elektroniczną.
3.8. Strony zgodnie postanawiają, że PGF może prowadzić PKPiR lub Ewidencję Ryczałtu na podstawie przesyłanych przez Klienta drogą elektroniczną kopii (zdjęć, skanów, wizualizacji) Dokumentów Księgowych. W związku z powyższym Klient zobowiązuje się do przechowywania na własny koszt i ryzyko oryginałów Dokumentów Księgowych, których kopie zostały przesyłane do PGF za pośrednictwem Panelu Klienta oraz do ich udostępnienia organom kontroli skarbowej oraz innym organom państwowym w przypadku wystąpienia takiej konieczności.
3.9. PGF świadczy usługi w zakresie określonym w punkcie 3.1.g. wyłącznie w przypadku, gdy otrzyma od Klienta rzetelne, kompletne, wolne od błędów Dokumenty Księgowe za dany okres rozliczeniowy, w tym
w szczególności faktury sprzedażowe, a także faktury kosztowe (zakupowe) w terminie, o którym mowa w punkcie 4.1.e. W przypadku braku ich terminowego dostarczenia przez Klienta, PGF może odmówić wykonania tego obowiązku w danym okresie rozliczeniowym i wykonać go po doręczeniu rzetelnych, kompletnych i wolnych od błędów Dokumentów Księgowych.
4. Obowiązki i uprawnienia Klienta
4.1. Klient jest zobowiązany do:
a. niezwłocznego poinformowania PGF o zawieszeniu lub zakończeniu działalności gospodarczej (nie później niż w terminie 7 dni od zawieszenia),
b. uiszczania wszelkich wydatków związanych z wykonywanym przez PGF zleceniem (w tym m.in. opłat sądowych, administracyjnych, notarialnych, kosztów podróży, tłumaczeń itp.) lub uiszczania zaliczki na ich poniesienie na wezwanie PGF. Jeżeli PGF poniesie takie wydatki bez otrzymania zaliczki, Klient zobowiązany jest do zwrotu PGF poniesionych wydatków,
c. dostarczenia PGF najpóźniej w dniu podpisania umowy:
i) kopii złożonych zgłoszeń VAT-R (w przypadku Klientów, którzy złożyli zgłoszenie w zakresie podatku VAT),
ii) numerów kont bankowych wykorzystywanych przez Klienta w ramach prowadzonej działalności gospodarczej oraz kopii zawartych umów na prowadzenie rachunków bankowych wykorzystywanych do prowadzenia działalności gospodarczej,
iii) kopii dokumentów potwierdzających tytuł prawny do zajmowanej siedziby oraz innych miejsc
w których Klient prowadzi działalność gospodarczą,
iv) kopii wniosku o wpis wraz z wszystkimi wnioskami aktualizacyjnymi złożonymi do CEIDG,
d. terminowego dostarczenia PGF (w terminie 7 dni od dnia podpisania Umowy) kompletnych Dokumentów Księgowych za okres od 1 stycznia danego roku, w którym zawarto Umowę, do dnia rozpoczęcia realizacji Umowy (dotyczy Klientów kontynuujących działalność gospodarczą) za pośrednictwem Panelu Klienta lub w inny sposób wskazany przez PGF,
e. terminowego dostarczenia do PGF za pośrednictwem Panelu Klienta lub w inny wskazany przez PGF sposób wszelkich Dokumentów Księgowych z prawidłowym opisem umożliwiającym ich klasyfikację oraz zatwierdzonych przez osobę upoważnioną ze strony Klienta, nie później niż do 10. dnia każdego miesiąca następującego po miesiącu, którego te dokumenty dotyczą, chyba że Strony postanowią inaczej oraz z zastrzeżeniem punktu d. powyżej,
f. niezwłocznego informowania PGF, nie później jednak niż w dniu dostarczenia dokumentów o wszelkich zdarzeniach powodujących zmiany w stanie oraz ilości składników majątkowych, w szczególności
o zawarciu, rozwiązaniu lub wygaśnięciu umów nabycia, zbycia, leasingu składników majątku, których jedną ze stron jest Klient,
g. wykazywania wszelkich przychodów Klienta podlegających opodatkowaniu z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej oraz informowania o innych zdarzeniach, mogących mieć wpływ na zobowiązania podatkowe Klienta, a w szczególności o wszelkich czynnościach traktowanych przez odpowiednie przepisy jako sprzedaż,
h. poinformowania PGF w dniu zawarcia Umowy oraz bieżącego informowania w okresie jej obowiązywania o wszelkich zdarzeniach mających lub mogących mieć wpływ na wszczęcie postępowania podatkowego, karno-skarbowego i karnego w związku z prowadzoną przez Klienta działalnością gospodarczą,
i. współdziałania w zakresie realizacji Umowy, w szczególności w celu umożliwienia jej terminowego wykonania.
4.2. Klient jest uprawniony do żądania uzupełnienia ewentualnych braków lub usunięcia nieprawidłowości
w dokumentach sporządzanych przez PGF.
5. Obowiązki i uprawnienia PGF
5.1. PGF jest zobowiązany do:
a. sporządzania dokumentacji księgowej z należytą starannością, w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa i na podstawie otrzymanych od Klienta dokumentów i informacji,
b. badania otrzymanych od Klienta dokumentów pod względem formalnym i rachunkowym oraz informowania Klienta o brakach lub wadliwości odebranej dokumentacji niezwłocznie po ich stwierdzeniu.
5.2. PGF jest uprawniony do:
a. powierzenia wykonywania Umowy podwykonawcy, udzielając w tym zakresie stosownego umocowania,
b. zwrotu Klientowi wszelkich dostarczonych dokumentów, które nie spełniają wymogów wskazanych
w przepisach powszechnie obowiązującego prawa polskiego, bez ich księgowego ujęcia,
c. żądania od Klienta potwierdzenia kompletności przedłożonych dokumentów, udzielonych informacji
lub złożonych oświadczeń. Klient będzie zobowiązany do niezwłocznego złożenia stosownego oświadczenia na każdorazowe wezwanie PGF,
d. zatrzymania wszelkich dokumentów lub danych otrzymanych albo wytworzonych w okresie trwania Umowy, do czasu zapłaty wszelkich należności przez Klienta.
6. Odpowiedzialność
6.1. PGF ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy wyłącznie w sytuacji, gdy niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy jest wynikiem winy umyślnej PGF bądź osoby działającej w jego imieniu lub ich rażącego niedbalstwa.
6.2. W szczególności PGF nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe bezpośrednio lub pośrednio na skutek naruszenia przez Klienta zapisów Umowy, a w tym między innymi w sytuacji, gdy:
a. Klient nie dostarczył PGF kompletu dokumentów, informacji lub danych lub dostarczył je po terminie wskazanym w Umowie,
b. Klient dostarczył PGF dokumenty, informacje lub dane niepełne, zawierające błędy, nieprawdziwe lub
z innych powodów wadliwe,
c. Klient nie uiścił opłat skarbowych do odpowiednich instytucji państwowych z tytułu reprezentacji Klienta przed organami podatkowymi.
6.3. PGF nie ponosi odpowiedzialności za treść oraz zgodność dostarczanych przez Klienta dokumentów, informacji lub danych z rzeczywistym stanem faktycznym;
6.4. Odpowiedzialność odszkodowawcza PGF, niezależnie od tytułu tej odpowiedzialności, ograniczona jest do kwoty stanowiącej równowartość sumy gwarancyjnej polisy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej PGF.
6.5. Ryzyko nieterminowego dostarczenia dokumentów, informacji, danych przez operatora pocztowego, kuriera, operatora systemów teleinformatycznych albo ich utrata obciąża Klienta.
7. Wynagrodzenie
7.1. Klient zapłaci PGF Wynagrodzenie w wysokości określonej w Umowie.
7.2. Wynagrodzenie, o którym mowa w Umowie, będzie podlegało waloryzacji w okresach rocznych, zgodnie ze średniorocznym wskaźnikiem cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem ogłaszanym w komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie art. 94 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Każda kolejna waloryzacja będzie obowiązywała począwszy od stycznia danego roku w oparciu o wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem ogłoszony w komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w styczniu danego roku za rok poprzedni. Jeżeli wskaźnik ten będzie zerowy lub ujemny w danym okresie, Wynagrodzenie nie ulegnie zmianie. Jeśli Prezes Głównego Urzędu Statystycznego zaprzestanie publikacji wyżej wskazanego wskaźnika, waloryzacja zostanie dokonana zgodnie z innym odpowiednim wskaźnikiem, który oficjalnie zastąpi średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem, a jeśli takiego wskaźnika nie będzie, waloryzacja będzie dokonana na podstawie ustalonego przez PGF najbardziej porównywalnego wskaźnika publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego lub renomowaną i uznaną na krajowym lub międzynarodowych rynkach finansowych instytucję, organ, agencję lub inny podmiot. Waloryzacja Wynagrodzenia nie wymaga zawarcia aneksu do Umowy. O zmianie Wynagrodzenia na podstawie niniejszego punktu PGF poinformuje Klienta pisemnie lub za pośrednictwem wiadomości e-mail na początku każdego roku obowiązywania Umowy.
7.3. Klient potwierdza, iż ma świadomość, że niniejsza Umowa ma charakter abonamentowy, a Wynagrodzenie jest należne przez cały okres trwania Umowy, tj. zarówno za świadczenie usług przez PGF, jak i za pozostawanie w gotowości do ich świadczenia. Oznacza to, że w sytuacji, gdy Klient w okresie trwania Umowy nie korzysta z usług objętych przedmiotem Umowy nie zwalnia go to z obowiązku zapłaty Wynagrodzenia na jej podstawie.
7.4. Wynagrodzenie Podstawowe ulega czasowemu obniżeniu w razie podpisania z polecenia Klienta przez nowego klienta umowy z PGF w następujący sposób:
a. o kwotę 100 (stu) złotych netto za każdą podpisaną umowę o prowadzenie i przechowywanie Ksiąg Rachunkowych;
b. 20 (dwadzieścia) złotych netto za każdą podpisaną umowę o prowadzenie i przechowywanie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów.
7.5. W celu skutecznego obniżenia Wynagrodzenia Podstawowego na podstawie punktu 7.4 Strony sporządzą aneks do Umowy, który określi okres obowiązywania Wynagrodzenia Podstawowego w nowej wysokości.
7.6. PGF może zawiesić wykonywanie Umowy w sytuacji, gdy opóźnienie Klienta w zapłacie części lub całości należności wynikających z faktury przekroczy 14 dni kalendarzowych.
7.7. PGF nie ponosi odpowiedzialności za skutki zawieszenia realizacji Umowy, o którym mowa w punkcie 7.6
7.8. PGF wznowi realizację Umowy po zapłaceniu przez Klienta całości Wynagrodzenia oraz wszelkich innych należności wynikających z realizacji Umowy – wraz z naliczonymi odsetkami w terminie 3 dni od dnia poinformowaniu PGF o tym fakcie.
7.9. Niezależnie od procedury zmiany Wynagrodzenia na podstawie punktu 7.2., PGF może dokonać jednostronnej zmiany Cennika (stanowiącego załącznik do Aktu Umowy) w szczególności w wypadku:
a. zmiany wysokości kosztów wykonywania usług przez PGF, spowodowanej wzrostem liczby dokumentów dostarczonych przez Klienta i zwiększonym nakładem pracy PGF,
b. zmiany warunków makroekonomicznych mających wpływ na działalność PGF objętą Umową i związane z nią koszty ponoszone przez PGF,
c. zmiany przepisów prawnych mających wpływ na działalność PGF objętą Umową i związane z nią koszty ponoszone przez PGF,
d. zmiany zakresu usług dodatkowych świadczonych przez PGF.
7.10. O zmianie Cennika na podstawie punktu 7.9. PGF zawiadomi Klienta pisemnie lub za pośrednictwem wiadomości e-mail. Zmiana Cennika wchodzi w życie i jest wiążąca dla Stron po upływie 14 dni od dnia doręczenia Klientowi zawiadomienia, chyba że Klient w tym okresie złoży pisemne wypowiedzenie Umowy zgodnie z treścią postanowienia 11.2.
7.11. Zmiana Cennika na podstawie punktu 7.9. nie wymaga zawarcia aneksu do Umowy.
8. Termin płatności
8.1. Klient zapłaci PGF Wynagrodzenie na rachunek bankowy wskazany na fakturze w terminie 7 dni od daty jej doręczenia Klientowi, chyba że Strony ustalą inaczej.
8.2. Faktura zostanie przesłana Klientowi do ostatniego dnia każdego miesiąca drogą elektroniczną na adres
e-mail wskazany w Umowie, a Klient wyraża na to zgodę.
8.3. Faktura może uwzględniać, zarówno Wynagrodzenie, jak i Opłaty Dodatkowe.
8.4. Za dzień zapłaty uważa się dzień uznania kwoty na rachunku bankowym PGF.
8.5. W przypadku opóźnienia Klienta w zapłacie Wynagrodzenia lub innych wymagalnych należności wynikających z Umowy, w tym w szczególności Opłat Dodatkowych, PGF może naliczyć za każdy dzień opóźnienia odsetki za opóźnienie w maksymalnej wysokości.
8.6. PGF zalicza każdą kolejną wpłatę w pierwszej kolejności na poczet ewentualnych kosztów windykacji oraz odsetek za opóźnienie w zapłacie.
8.7. Co do zasady Wynagrodzenie jest płatne z dołu na koniec miesiąca kalendarzowego, z zastrzeżeniem,
że w sytuacji, gdy Klient zawiesza lub zakańcza działalność gospodarczą Wynagrodzenie przysługujące PGF za Usługi Podstawowe i Usługi Dodatkowe wykonane na rzecz Klienta także po dacie zawieszenia lub zakończenia działalności płatne jest z góry, a PGF jest uprawnione do wystawienia faktury w ostatnim dniu wykonywania działalności Klienta, a także po zawieszeniu lub zakończeniu działalności Klienta.
9. Przechowywanie dokumentów
9.1. Księgi rachunkowe oraz inne dokumenty związane z realizacją Umowy są przechowywane przez PGF,
z zastrzeżeniem punktu 3.8.
9.2. Dokumentacja wymieniona w punkcie 9.1. jest przechowywana przez PGF wyłącznie za bieżący rok obrotowy do momentu jego ostatecznego rozliczenia, a następnie jest przekazywana za pisemnym pokwitowaniem Klienta. W terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania przez PGF (w tym również
w formie wiadomości elektronicznej) Klient ma obowiązek odebrać ww. dokumentację.
9.3. W razie opóźnienia Klienta w odbiorze dokumentów, zgodnie z punktem 9.2., PGF będzie uprawniony do żądania od Klienta uiszczenia opłaty dodatkowej na zasadach określonych w punkcie 10.1. W okresie opóźnienia, o którym mowa w zdaniu poprzednim, PGF nie ponosi odpowiedzialności za utratę lub uszkodzenie dokumentów Klienta, jak również ma prawo do powierzenia ich na przechowanie podmiotowi trzeciemu na koszt i ryzyko Klienta.
9.4. W trakcie obowiązywania Umowy PGF na każde żądanie Klienta wydaje mu przechowywane dokumenty także w trakcie roku obrotowego za pisemnym pokwitowaniem, w terminie ustalonym przez Strony.
9.5. W czasie pozostawania dokumentów poza miejscem, o którym mowa w punkcie 9.1. OWU DG, PGF jest zwolniony z obowiązków wynikających z Umowy, do których wykonywania niezbędny jest dostęp do wydanych dokumentów.
9.6. PGF nie ponosi odpowiedzialności za nienależyte wykonanie Umowy, a w szczególności za prawidłowość sporządzonych dokumentów i wpisów dokonanych w czasie pozostawania dokumentów poza miejscem,
o którym mowa w punkcie 9.1., o ile powodem nienależytego wykonania Umowy oraz powstaniem ww. nieprawidłowości były wpisy dokonane przez inne osoby w okresie przechowywania dokumentów poza tym miejscem.
9.7. W sytuacji, gdy wydanie dokumentów Klienta oraz ich ponowne przejęcie przez PGF wymaga dodatkowego nakładu pracy ze strony PGF, PGF może obciążyć Klienta dodatkową opłatą za te czynności. Opłata dodatkowa nie może przekraczać równowartości 1/2 miesięcznego wynagrodzenia ustalonego w Umowie.
9.8. Po rozwiązaniu Umowy, Klient jest obowiązany odebrać od PGF dokumenty w terminie 14 dni od dnia jej rozwiązania.
10. Opłata dodatkowa
10.1. W razie nieodebrania przez Klienta dokumentów w zastrzeżonym w punkcie 9.2. i 9.8. terminie, Klient zapłaci PGF opłatę dodatkową w wysokości wskazanej w Cenniku, liczoną za każdy Segregator tytułem zryczałtowanych kosztów przechowywania dokumentacji.
10.2. Jeżeli zastrzeżona w Cenniku opłata dodatkowa, o której mowa w punkcie 10.1 nie pokryje w całości poniesionej przez PGF szkody, dopuszczalne jest dochodzenie odszkodowania uzupełniającego przenoszącego wartość zastrzeżonej opłaty.
10.3. W razie nieodebrania przez Klienta dokumentów w terminie przekraczającym 30 dni od dnia powstania obowiązku ich odebrania, po bezskutecznym wezwaniu PGF do odbioru lub do wskazania adresu, na który dokumentacja ma zostać dostarczona (na koszt Klienta) – PGF będzie uprawniony do zniszczenia wszelkiej dokumentacji sporządzonej w ramach realizacji Umowy, bez konieczności kolejnego wezwania. PGF może obciążyć Klienta wszelkimi kosztami związanymi ze zniszczeniem dokumentacji.
11. Okres obowiązywania
11.1. Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony.
11.2. Umowa może być rozwiązana jedynie w formie pisemnej pod rygorem nieważności ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego z zachowaniem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia.
11.3. PGF może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym z ważnych powodów, a w szczególności w następujących przypadkach:
a. opóźnienia Klienta z zapłatą całości lub części wynagrodzenia przekraczającego 21 dni kalendarzowych;
b. braku współpracy Klienta przy realizacji Umowy;
c. rażącego naruszenie przez Klienta obowiązków wynikających z Umowy, w szczególności wskazanych w punkcie 4.1.;
d. uporczywego naruszania przez Klienta postanowień Umowy (nie mniej niż trzykrotne naruszenie);
e. konfliktu interesów między Klientem a innym kontrahentem PGF.
11.4. W przypadku zawieszenia przez Klienta działalności gospodarczej, pod warunkiem spełnienia obowiązku wskazanego w punkcie 4.1.a., zawieszeniu ulegają obowiązki PGF wynikające z Umowy oraz obowiązek zapłaty przez Klienta Wynagrodzenia począwszy od pełnego miesiąca następującego po miesiącu, w którym został spełniony obowiązek informacyjny z punktu 4.1.a. W razie konieczności ustalenia wysokości kosztów VAT zgodnie z przepisami Ustawy o VAT, wynagrodzenie miesięczne będzie naliczane w wysokości Wynagrodzenia Podstawowego.
11.5. Z dniem zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej przez Klienta i wykreślenia go z rejestru przedsiębiorców CEIDG, Umowa ulega rozwiązaniu.
11.6. W sytuacji, gdy Klient wypowie PGF Umowę wbrew treści punktu 11.2. i bez ważnej przyczyny, Klient będzie zobowiązany do naprawienia szkody PGF, którą stanowią w szczególności utracone zarobki z tytułu Wynagrodzenia. W takim wypadku PGF wystawi Klientowi notę obciążeniową na kwotę stanowiącą równowartość Wynagrodzenia, które PGF otrzymałoby, gdyby Klient wypowiedział umowę z zachowaniem okresu wypowiedzenia, o którym mowa w punkcie 11.2.
12. Zmiana OWU DG
12.1. PGF może dokonać w trakcie trwania Umowy jednostronnej zmiany OWU DG w trybie art. 3841 Kodeksu cywilnego w szczególności z powodu:
a. potrzeby uzupełnienia, doprecyzowania lub wyjaśnienia zasad i warunków współpracy Stron,
b. zmiany zakresu uprawnień lub obowiązków PGF lub Klienta związanych ze zmianą przepisów prawnych lub wykształconą praktyką,
c. zmiany zakresu Usług Podstawowych lub Usług Dodatkowych.
12.2. O zmianie OWU DG na podstawie punktu 12.1. PGF zawiadomi Klienta pisemnie lub za pośrednictwem wiadomości e-mail.
12.3. Zmiana OWU DG wchodzi w życie i jest wiążąca dla Stron po upływie 14 dni od dnia doręczenia Klientowi zawiadomienia, chyba że Klient w tym okresie złoży pisemne wypowiedzenie Umowy zgodnie z treścią postanowienia 11.2.
12.4. Zmiana OWU DG na podstawie punktu 12.1. nie wymaga zawarcia aneksu do Umowy.
13. Kary umowne
13.1. Klient zapłaci PGF karę umowną w wysokości 100 000 zł (słownie: sto tysięcy złotych) za każdy przypadek zatrudnienia przez niego Pracownika PGF lub Podwykonawcy PGF bądź nawiązania z nimi współpracy w jakiejkolwiek innej formie w trakcie trwania Umowy oraz w okresie 24 miesięcy po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu, chyba że PGF wyraził pisemną zgodę.
13.2. PGF obciąży Klienta karą umowną w wysokości 100 zł (słownie: sto złotych) netto za każde uzasadnione wezwanie Klienta do zapłaty, upomnienie lub notę obciążeniową związane z opóźnieniem w zapłacie względem PGF, bez względu na ich formę (w tym w szczególności dopuszczalna jest forma dokumentowa za pośrednictwem wiadomości e-mail).
13.3. W sytuacji, gdy szkoda przenosi wysokość zastrzeżonych kar umownych PGF może dochodzić odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych.
14. Zasady przetwarzania danych osobowych
14.1. Klient będący Administratorem danych osobowych pracowników oraz współpracowników Klienta (zwany dalej “Administratorem”), powierza PGF jako podmiotowi przetwarzającemu dane osobowe do przetwarzania, w trybie art. 28 RODO, na zasadach, w zakresie i w celu określonym w niniejszej Umowie.
14.2. Klient zobowiązuje się do uzyskania wszelkich zgód na przetwarzanie danych osobowych przekazanych PGF i zobowiązuje się spełnić obowiązek informacyjny wobec osób, których dane będą powierzone
do przetwarzania, w zakresie niezbędnym do wykonania Umowy, w tym do: rejestracji w ZUS, sporządzania i składania deklaracji ZUS oraz US i zamieszczania danych osobowych tych osób w systemie księgowym „Optima” wydawcy oprogramowania firmy Comarch Spółka Akcyjna z siedzibą w Krakowie, aleja Jana Pawła II 39a, zarejestrowaną w Krajowym Rejestrze Sądowym prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000057567, NIP: 677-00-65-406.
14.3. PGF będzie przetwarzać, powierzone na podstawie Umowy dane podstawowe dotyczące pracowników i współpracowników Klienta takie jak: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, nr PESEL, miejsce zamieszkania, miejsce urodzenia, przebieg dotychczasowego zatrudnienia oraz inne wskazane przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa. PGF zobowiązuje się do przetwarzania powierzonych danych osobowych wyłącznie w celu wykonania czynności koniecznych do realizacji Umowy.
14.4. Klient wyraża zgodę na powierzenie przez PGF jego podwykonawcom dalszego przetwarzania danych,
o których mowa w art. 28 ust. 2 i ust. 4 RODO, w celach i zakresie niezbędnym do realizacji Umowy.
14.5. PGF oświadcza i zapewnia, że:
a. będzie przetwarzać dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora – co dotyczy też przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej – chyba że obowiązek taki nakłada na niego prawo Unii Europejskiej lub prawo polskie; w takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania podmiot przetwarzający informuje Administratora o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny;
b. osoby upoważnione przez PGF do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy;
c. podejmuje wszelkie środki wymagane na mocy art. 32 RODO;
d. umożliwia Administratorowi przestrzeganie warunków, o których mowa w art. 28 ust. 2 i 4 RODO;
e. biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, w miarę możliwości pomaga Administratorowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO;
f. uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, pomaga Administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO;
g. po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem i po upływie terminu przedawnienia roszczeń Stron, zależnie od decyzji Administratora, usuwa wszelkie dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii Europejskiej lub prawo polskie nakazują przechowywanie danych osobowych;
h. udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO oraz umożliwia Administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez Administratora przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji.
14.6. W związku z obowiązkiem określonym w punkcie 14.5. PGF dopuści do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osoby, które:
a. zostały upoważnione do przetwarzania danych osobowych, na podstawie pisemnego upoważnienia wydanego im przez PGF;
b. złożyły w formie pisemnej oświadczenie o zachowaniu w poufności powierzonych im danych osobowych.
14.7. W związku z obowiązkiem określonym w punkcie 14.5.h. PGF niezwłocznie poinformuje Administratora, jeżeli jego zdaniem wydane mu polecenie stanowi naruszenie RODO, innych przepisów Unii Europejskiej lub prawa polskiego o ochronie danych.
14.8. Dane osobowe, o których mowa w punkcie 14 przetwarzane będą przez okres niezbędny do kompleksowego wykonania niniejszej umowy, a po tym czasie przez czas niezbędny do dochodzenia ewentualnych roszczeń.
15. Obowiązek zachowania tajemnicy
15.1. Strony są zobowiązane do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych w związku
z zawarciem oraz realizacją Umowy, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa lub co do których druga Strona zgłosiła takie żądanie.
15.2. Obowiązek, o którym mowa w punkcie 15.1. nie dotyczy informacji, których ujawnienie jest wymagane przez obowiązujące przepisy prawa, są znane publicznie lub na których ujawnienie druga Strona wydała pisemną zgodę.
15.3. W razie ujawnienia informacji, których ujawnienie jest wymagane przez przepisy prawa, Strona zobowiązana do ich ujawnienia niezwłocznie poinformuje drugą Stronę w formie pisemnej o fakcie zgłoszenia żądania ujawnienia informacji, podmiocie zgłaszającym żądanie ujawnienia oraz zakresie ujawnianych informacji.
15.4. Zobowiązanie, o którym mowa w ust. 1, trwa przez okres obowiązywania Umowy oraz 5 lat po jej zakończeniu.
16. Postanowienia końcowe
16.1. Nieważność któregokolwiek z postanowień Umowy nie ma wpływu na ważność pozostałych postanowień. W takim przypadku Strony zobowiązują się do zastąpienia nieważnych postanowień nowymi postanowieniami zbliżonymi celem do postanowień uznanych za nieważne.
16.2. Umowa wraz z załącznikami oraz niniejsze OWU DG świadczenia usług prowadzenia ksiąg rachunkowych w PGF stanowi całość porozumienia pomiędzy Klientem, a PGF w zakresie w niej uregulowanym i zastępuje wszelkie wcześniejsze ustalenia dokonane w jakiejkolwiek formie pomiędzy Stronami w związku
z Przedmiotem Umowy.
16.3. Informacje i oświadczenia związane z bieżącą realizacją Umowy, Strony będą przekazywać sobie
w szczególności za pośrednictwem poczty elektronicznej na adresy e-mail wskazane w Umowie. Klient będzie miał możliwość kontaktu telefonicznego z PGF wyłącznie w godzinach wyznaczonych przez PGF.
16.4. Niniejsze Umowa podlega prawu polskiemu.
16.5. Ogólne Warunki Umowy obowiązujące u Klienta – sprzeczne lub odbiegające od niniejszych Ogólnych Warunków Umowy – nie będą obowiązywać, chyba że PGF potwierdził je jednoznacznie w formie pisemnej.
16.6. Akt Umowy ma pierwszeństwo w razie sprzeczności postanowień z OWU DG.
16.7. W sprawach nieuregulowanych w Umowie zastosowanie mają przepisy powszechnie obowiązującego prawa polskiego właściwego dla regulowanego Umową stosunku prawnego, w szczególności Kodeksu cywilnego.
16.8. Wszelkie spory wynikłe pomiędzy Stronami w zakresie wykonywania lub interpretacji Umowy rozstrzygane będą w drodze porozumienia, a w razie jego braku przez Sąd właściwy dla siedziby PGF.
16.9. Wszelkie zmiany i uzupełnienia Umowy wymagają formy dokumentowej pod rygorem nieważności.