Jak prowadzić listę obecności pracowników, żeby nie naruszać RODO

Pracodawcy stosują różne sposoby monitorowania frekwencji swoich podwładnych w miejscu pracy. Wśród najpopularniejszych, a zarazem najprostszych z nich znajduje się papierowa lista obecności, którą osoba zatrudniona podpisuje po przyjściu do pracy.

Jakie dane znajdują się zazwyczaj na liście obecności?

Wraz z podstawowymi informacjami, takimi jak imię i nazwisko czy dzień obecności mogą być też zawarte przyczyny absencji, dotyczące stanu zdrowia, urlopu czy sytuacji rodzinnej. Gromadzenie tak szczegółowych informacji, które można bez problemu przypisać do danej osoby, stanowi naruszenie przepisów o RODO. Jak zatem prowadzić listę obecności pracowników po 25 maja 2018 roku, aby nie zostać posądzonym o łamanie przepisów?

Jak prowadzić listę obecności pracowników, żeby nie naruszać RODO?

W wielu zakładach pracy jeszcze do niedawna, to znaczy przed wejściem w życie ustawy o RODO, pracodawcy mieli zwyczaj tworzenia list obecności, w których bez większego namysłu umieszczali informacje na temat poszczególnych pracowników. Znajdowały się na nich takie dane jak imię i nazwisko danej osoby, rodzaj pełnionego stanowiska, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, ale również tak wrażliwe dane jak powód nieobecności w pracy. W rzeczywistości bywało tak, że listy zawierające szczegółowe dane na temat pracowników były ogólnodostępne, co stwarzało problem należytej ochrony danych osobowych oraz godziło w prawo pracownika do poufności w zakresie przyczyny swojej absencji. Od 25 maja 2018 roku, czyli z dniem, w którym ustawa o RODO weszła w życie, widmo wysokich kar finansowych zdyscyplinowało wielu pracodawców, którzy zaczęli ze znacznie większą starannością traktować dane swoich pracowników. Jak się okazuje, dostosowanie się do zapisów RODO w tej kwestii wcale nie jest wymagające ani czasochłonne. Dotychczas prowadzone listy obecności muszą być jedynie skorygowane pod względem informacji o przyczynie nieobecności w pracy. Pracodawca, zamiast wpisywać powód absencji bezpośrednio na listę, zaznacza na niej jedynie symbol. To, co stoi za symbolem świetnie znają kadry, które pilnują, aby w dokumentacji wszystko było należycie wypełnione. Biuro rachunkowe Wrocław może wesprzeć w stworzeniu takiej listy obecności, która nie będzie naruszać RODO.